ORIENTAÇÕES SOBRE BOLETIM DE FREQUÊNCIA - SEI

BOLETIM DE FREQUÊNCIA

 

Os processos de Boletim de Frequência, devem ser autuados pelas Unidades NO SEI!, conforme abaixo:

 

Para servidores, médicos residentes e residentes multiprofissionais:

 

Tipo de processo: Pessoal: Controle de frequência

 

Para estagiários:

 

Tipo de processo: Pessoal: Estágio não obrigatório promovido pela instituição: Controle de Frequência

 

Uma vez autuado o processo, a Unidade Organizacional deverá incluir formulário específico (SEI), denominado: Boletim de frequência, com as ocorrências registradas em folha de ponto no mês de referência. O documento deverá conter assinatura eletrônica do responsável pela elaboração do documento e assinatura do responsável pela Unidade Organizacional ou seu substituto designado.

 

O processo será autuado e encaminhado mensalmente à Diretoria Financeira de Pessoas (DFP), com formulário Boletim de frequência devidamente preenchido e assinado, para providências quanto ao processamento das informações em folha de pagamento.

 

Somente serão executadas em folha de pagamento, as movimentações constantes no processo, caso este tenha sido enviado à DFP até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao mês de competência do boletim de frequência.

 

A data de assinatura eletrônica do Boletim de Frequência deve ser sempre realizada no mês subsequente ao da competência. Ou seja, deve-se evitar o envio do processo antes do término do mês correspondente. A ausência de envio do processo contendo Boletim que comprove a frequência de servidores, professores substitutos, médicos residentes ou residentes multiprofissionais e estagiários, pode acarretar em interrupção de pagamento de salário/bolsa.

 

Esclarecemos nesta oportunidade, que as movimentações incluídas em Boletim de Frequência, como: substituições, faltas, adicional noturno, afastamentos entre outros, sempre devem ser relativas ao mês correspondente ao Boletim de Frequência, e caso haja necessidade de alterar informações, estas devem ser objeto de retificação com inclusão de novo Boletim de Frequência com as devidas retificações e despacho descritivo no processo.

 

O campo “observações” no formulário Boletim de Frequência destina-se a inserção de informações das movimentações gerais em relação à frequência. Estas devem ser inseridas com clareza e exatidão, possibilitando uma melhor análise dos dados, quando do registro em folha de pagamento.

 

Há também, necessidade de desconstruir hábito de antecipação de envio de Boletim de Frequência nos meses que encerram o exercício (novembro de dezembro). O envio do Boletim de Frequência até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao da competência, não traz quaisquer prejuízos financeiros ou funcionais para servidores, professores substitutos, residentes médicos/multiprofissionais e estagiários.

 

Sobre registro de atrasos ou impontualidades de servidores (Art. 44 da Lei nº 8.112/90) no Boletim de Frequência, orienta-se que sempre deve constar o período exato da ocorrência, como também as horas ou minutos correspondentes (em caso de registro de atrasos/impontualidades). Evitar, portanto, enviar informações que não deem condições de registro ou de realização do acerto financeiro correspondente.

 

Nos registros de faltas injustificadas, não utilizar termos que descaracterizam o previsto no Art. 77 da Lei nº 8.112/90, como, por exemplo: não compareceu; ausente; não retornou etc. Sendo o único termo para definição da ocorrência, o seguinte: FALTA INJUSTIFICADA. E sempre informar os dias faltosos.

 

Ainda sobre o registro de faltas, de acordo com as Orientações Normativas vigentes, quando houver faltas nas sextas-feiras ou vésperas de feriado, tornam-se faltosos também, os dias não úteis subsequentes. Portanto, quando do registro de faltas nessas ocasiões, sempre registrar o período completo.

 

Exemplo:

Falta em: 04/01/2019 (sexta-feira).

Dias faltosos: 04,05 e 06/01/2019 (sexta, sábado e domingo).

 

Esclarecemos que o Boletim de Frequência é documento obrigatório para o pagamento de substituição prevista no Art. 38 da Lei nº 8.112/90, pois é a partir dele que se dá a comprovação do exercício da substituição. 

 

Ainda sobre substituição (Art. 38. Lei nº 8.112/90) é fundamental constar no Boletim de Frequência, os dados do substituído (Titular), e principalmente o motivo gerador da substituição. Caso as informações não deem condições para registro e pagamento, a movimentação financeira não poderá ser realizada.

 

Exemplo de registro:

 

Matrícula	Nome	Frequência	Observações
0000000	João Silva (Titular)	Integral	Férias (01 a 15/01/2019
0000001	José Souza   (Substituto)	Integral	Substituição:  Titular: João Silva (Diretor)  Motivo: Férias (01 a 15/01/2019)